続:Office Wordを本腰入れて勉強したらものすごく便利だった

前回に続き、改めてOffice Wordを勉強して知った「便利だけどちゃんと勉強しなければ気づかなそう」な機能を紹介します。

図形を正方形/真円で作成する方法

図形は「挿入」タブの「図形」から作成することができますが、本文内にマウスドラッグで図形を書く時にシフトキーを押しながら行うと、縦横比率が同一の図形を作成することができます(今までは正方形や真円を書く際、マウス書きで作った後に図形のプロパティから数値入力で整形していました……)。

ページ罫線の設定

ページ罫線とは「ページの周りを囲む罫線」のことです。報告書や議事録などのビジネス文書ではあまり使用機会はありませんが、チラシや案内文などのデザインに凝りたい文書であれば出番は多いでしょう。Word 2016ではデザインタブにありますが、旧バージョンではページレイアウトタブにあったと思います。

ステータスバーから「検索と置換」を開く

ステータスバーの各項目をクリックすると、それに関連した情報が表示されますが、その際に「行」や「列」などをクリックすると「検索と置換」ウィンドウが表示されます。古いバージョンではスクロールバーの下にボタンがあったのですが、いつのまにか無くなっていました。まぁF5やCtrl+Gなど色々と方法があるから不要と判断したのでしょう。

特殊な検索方法

検索機能は、単に文字列で検索するだけでなく細かな条件を設定することができます。例えば「太字のみ」「赤色のみ」など特定の書式が設定されている箇所だけを検索する、なんてことも可能です。

特殊な置換方法

置換機能は単に文字の置換を行うだけのものだと思っていましたが、検索と同様に特殊な設定も可能です。対象の文字をフォント変更したり、タブ文字などの編集記号に変えるなんてことも可能。これは色々と応用ができそうです。

知らなくてもできるけど知っていれば効率は段違い

Wordの機能は大半は、ただ見た目に問題のない文章を作成するだけなら「知らなくてもなんとかなる」ものです。なので私的には「勝手に色々されるお節介なソフト」という印象がありました。

しかし機能を知らないということは「非効率で時間がかかる使い方しかできていない」ということ。実はちゃんと把握して使いこなせば文書作成の効率は段違いに良くなるんですよね。

大抵の仕事において人間は、年を食うほどに仕事で文書を取り扱う機会が増えていきます。「年取って今更だし」などと思わず、学習の機会を設けるべきですねやはり。