Office機能の覚え書き Excel編

私がMOSを勉強したときに「これは覚えておいた方がよさそう、役に立ちそう」と思ってメモしていた機能の覚え書き、Excel編です。

メモしていたノートが猫に倒されたコーヒーで汚れてしまい、仕方なくパソコンにテキストメモしたものを、せっかくなのでブログに残します。自分としても後で見返すのにブログの方が楽だし。

勉強していたOfficeのバージョンは2010なので、メニューの場所や名前などはバージョン違いで変わりますが、まぁ似たようなメニューを辿っていけばたどり着けるかと思います。

用語説明、仕様、全般的な機能など

データの種類

文字列:計算対象にならない、左揃え
数値:計算対象になる、右揃え

入力確定時のセル移動先

下へ:Enter
上へ:Shift+Enter
右へ:Tab
左へ:Shift+Tab

書式のクリア

ホーム⇒編集⇒クリア⇒書式のクリア

セル範囲の指定

A:B AからB

A、B AとB

オートフィルの編集

右下アイコン(オートフィル)

オートフィルの増減値指定

オートフィル実行⇒ホーム⇒編集⇒フィル⇒連続データの作成

セルのスタイル設定

ホーム⇒スタイル⇒セルのスタイル

オートカルク

選択範囲の合計や平均をステータスバーに表示

ステータスバーを右クリック⇒表示項目を選択

セル参照方式

相対参照

セル位置を相対的に参照、コピーで自動調整される、$が付かない(入力中にF4で変更)

絶対参照

セル位置を必ず参照する、コピーしても固定され調整されない、$を付ける(入力中にF4で変更)

複合参照の決め方

動いてほしい列行、固定して欲しい列行を判断して$を付ける

枠線などの表示設定

表示⇒表示

作業グループの設定

Ctrl+クリックでシート見出しを複数選択(タイトル行に「作業グループ」と表示される)

作業グループの解除

一番手前のシート見出しをクリック or 見出し上で右クリック⇒作業グループ解除

縦横の合計を一括で求める

数値が入力されているセル範囲と、計算結果を表示するセルを同時に選択
⇒ホーム⇒編集⇒オートSUM

シートのコピー

Ctrl+シート見出しをD&D

リンク貼り付け

コピー元をコピー⇒コピー先を選択→ホーム⇒クリップボード⇒貼り付け⇒リンク貼り付け

数値の並べ替え

セル範囲選択⇒データ⇒並べ替えとフィルター⇒昇順or降順

フリガナの表示

セル選択→ホーム⇒フォント⇒亜

ウィンドウ枠の固定

行or列

行or列選択⇒表示⇒ウィンドウ枠の固定⇒ウィンドウ枠の固定

列+列

セル選択⇒表示⇒ウィンドウ枠の固定⇒ウィンドウ枠の固定

書式だけコピペする

ホーム⇒クリップボード⇒書式のコピー/貼り付け⇒コピー先セルをクリック
※WCで連続コピー

リボンのユーザー設定

リボンを右クリック⇒リボンのユーザー設定

ブックのプロパティ設定

ファイル⇒情報⇒プロパティ⇒詳細プロパティ

バージョン管理

ファイル⇒情報⇒バージョン

ブックの回復

ファイル⇒最近使用したファイル⇒保存されていないブックの回復

ハイパーリンクにヒントを設定

セル選択⇒挿入⇒リンク⇒ハイパーリンク⇒(リンク先指定)→ヒント設定

ハイパーリンクのスタイル変更

ホーム⇒スタイル⇒セルのスタイル⇒データとモデル⇒「ハイパーリンク」を右クリック⇒変更

ワークシートの非表示/再表示

シート見出しをクリック⇒非表示or再表示

ウィンドウの分割

列or行を選択⇒表示⇒ウィンドウ⇒分割

ブックを別ウィンドウに複製

表示⇒ウィンドウ⇒新しいウィンドウを開く

ウィンドウを整列

⇒表示⇒ウィンドウ⇒整列

全画面表示

表示⇒ブックの表示⇒全画面表示 ※解除:Esc

ユーザー設定ビューの設定

表示⇒ブックの表示⇒ユーザー設定のビュー追加

コメントの表示/非表示

校閲⇒コメント⇒すべてのコメントの表示

条件付き書式(平均値)

ホーム⇒スタイル⇒条件付き書式⇒新しいルール⇒平均より上または下の値だけを書式設定)

オブジェクト操作

セル枠に合わせて移動やサイズ変更

Alt+ドラッグ

画像の修正

画像を選択⇒書式⇒調整⇒修正

スタイル操作

スタイル適用

ホーム⇒スタイル⇒セルのスタイル

スタイル作成

ホーム⇒スタイル⇒セルのスタイル⇒新しいセルのスタイル

スタイル複製

ホーム⇒スタイル⇒セルのスタイル⇒スタイルを右クリック⇒複製

オプション操作

ブックの自動保存

ファイル⇒オプション⇒保存⇒次の間隔で自動回復用データを保存する

Enter時の移動方向変更

ファイル⇒オプション⇒詳細設定⇒Enterキーを押した後にセルを移動する⇒方向

新規ブックのシート数を変更

ファイル⇒オプション⇒基本設定⇒ブックシート数

コピペ関連

行列を入れ替えてコピー

ホーム⇒クリップボード⇒貼り付け⇒行列を入れ替える

可視セルのみコピー

囲選択⇒ホーム⇒編集⇒検索と選択⇒ジャンプ⇒セル選択⇒OK⇒コピー

加算コピー

形式を選択して貼り付け⇒値⇒加算⇒OK

ページレイアウト関連

印刷タイトルの設定

ページレイアウトの選択→ページ設定⇒印刷タイトル⇒シート⇒タイトル行⇒行番号を選択する

改ページの挿入

ページレイアウト⇒ページ設定⇒改ページ⇒改ページの挿入

改ページプレビューから印刷範囲の設定

青線をドラッグ

印刷の拡大・縮小

ページレイアウト⇒拡大縮小印刷

印刷範囲や改ページ位置の解除

改ページプレビュー画面⇒右クリック⇒印刷範囲の解除 or すべての改ページを解除

枠線を印刷

ページレイアウト⇒シートのオプション⇒枠線の印刷にチェック

行列番号を印刷

ページレイアウト⇒シートのオプション⇒シート⇒行列番号にチェック

ヘッダー/フッター操作

ヘッダー/フッターの編集

選択→ヘッダー/フッターツールのデザイン⇒ヘッダー/フッター要素

奇数偶数ページを先頭ページのみ別指定

挿入⇒テキスト⇒ヘッダーとフッター⇒デザイン⇒オプション
※先頭ページ(表紙)のみページを振りたくない場合など

ヘッダーフッター位置の指定

ページレイアウト⇒ページ設定⇒余白

グラフ操作

グラフの用途と種類

大小関係:棒
内訳:円、積み上げ
時間の経過による推移:折れ線、某
複数項目の比較やバランス:レーダーチャート
分布:散布図、バブルチャート

グラフシートの作成

グラフを選択⇒デザイン⇒場所⇒グラフの移動⇒新しいシート

行/列の切り替え

デザイン⇒データ⇒行/列の切り替え

グラフ種類の変更

デザイン⇒種類⇒グラフの種類の変更

グラフ要素の表示/非表示

レイアウト⇒ラベル

グラフエリアの書式設定

要素を選択⇒ホーム⇒フォント

凡例の書式設定

凡例を選択→書式⇒図形のスタイル

値軸の書式設定

値軸を右クリック⇒軸の書式設定

項目軸の反転

項目軸を右クリック⇒軸の書式設定⇒軸のオプション⇒軸を反転するにチェック

マーカーの変更

データ系列を右クリック⇒データ系列の書式設定⇒マーカーのオプション

マーカーのスタイル

データ系列を右クリック⇒データ系列の書式設定⇒マーカーのスタイル

表の操作

表の構成

列見出し(フィールド名)データを分類する項目
フィールド:列単位のデータ。列見出しに対応した同じ種類のデータを入力する。縦。
レコード:行単位のデータ。1件分のデータを入力する。横。

表作成時の注意点

表に隣接するセルにはデータを入力しない。1シートに1つの表。
先頭行は列見出しにする。列見出しは異なる書式にする。
フィールド(縦)には同じ種類のデータを入力する。
1件分のデータは横1行で入力する。セル内先頭に余分な空白は入力しない。
※インデントは可(ホーム⇒配置⇒インデント)

複数キーでの並べ替え

内セルどれか選択⇒データ⇒並べ替えとフィルター⇒並べ替え
⇒「先頭行をデータの見出しに使用する」にチェック
⇒優先する順にキーを設定する(キーは「レベルの追加」で増やす)

フィルター(抽出)

表内セルどれか選択⇒データ⇒並べ替えとフィルター⇒フィルター
列見出しにドロップダウンが表示される(フィルターモード)
or Ctrl+Shift+L

フィルター条件のクリア

データ⇒並べ替えとフィルター⇒クリア

色フィルター

列見出しのドロップダウンをクリック⇒色フィルタ

その他フィルター条件

テキストフィルター

フィールドが文字列の場合に表示される(検索ボックスも使用可)

数値フィルター

フィールドが数値の場合に表示される(%も使用可)

日付フィルター

フィールドが日付の場合に表示される(カレンダーで指定可能)

フィルターの解除

データ⇒並べ替えとフィルター⇒フィルター

名前の定義

セル範囲に名前を付ける

数式⇒定義された名前⇒名前の定義

定義した名前を数式で使用する

数式⇒定義された名前⇒数式で使用

定義した名前の編集、削除

数式⇒定義された名前⇒名前の管理

スパークライン等

スパークライン(セル内の作成する小さなグラフ)

挿入⇒スパークライン

スパークラインの軸編集

デザイン⇒グループ⇒軸

スパークラインマーカーの強調

デザイン⇒表示⇒チェック

スパークラインのスタイル

デザイン⇒スタイル

スパークラインの表示非表示

デザイン⇒表示

データバー(セル内の作成する小さなバー)

ホーム⇒スタイル⇒条件付き書式⇒データバー

カラースケール(セル内に表示する大小区分け)

ホーム⇒スタイル⇒条件付き書式⇒カラースケール

アイコンセット(セル内に表示する大小アイコン)

ホーム⇒スタイル⇒条件付き書式⇒アイコンセット

関数

関数の入力規則

=関数名(引数1、引数2、・・・・)

関数の予測変換をキー選択

Tab(Enterだと確定してしまう)

COUNT

(検索範囲)

数値の個数を数える

COUNTA

(検索範囲)

データ(数値や文字列)の個数を数える

COUNTIF

(検索範囲、検索条件)

指定した検索範囲の中から、検索条件と一致するデータの個数を返す

COUNTIFS

(検索範囲1、検索条件1、検索範囲2、検索条件2…)

複数の検索条件を満たすデータの個数を返す

IF

(論理式、真の場合、偽の場合)

論理式の結果に応じて真の場合、偽の場合の値をそれぞれ返す
例:IF(E5>=80、”合格”、”不合格”)
※空白を返す=””

AND

(論理式1、論理式2、・・・)

指定した複数の論理式をすべて満たす場合は真を、そうでない場合は偽を返す

OR

(論理式1、論理式2、・・・)

指定した複数の論理式のどれかを満たす場合は真を、そうでない場合は偽を返す

NOT

(論理式)

論理式が真のときは偽を返し、偽の時は真を返す

IFERROR

(数式、エラーの場合)

数式がエラーの場合は指定の値を返し、エラー出ない場合は数式の結果を返す
※未入力に「#DIV/0!」を表示させたくない場合など

SUMIF

(検索範囲、検索条件、合計するセル範囲)

検索範囲の値が検索条件を満たす場合、対応するセル範囲の合計を求める

AVERAGEIF

(検索範囲、検索条件、平均対象範囲)

検索範囲の値が検索条件を満たす場合、対応セル範囲の値の平均を求める

AVERAGEIFS

(平均対象範囲、検索範囲1、検索条件1、検索範囲2、検索条件2…)

検索範囲の値が検索条件を満たす場合、対応セル範囲の値の個数を返す

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